Описание проекта
46 лет все документы СМЭУ Томской области велись на бумаге. Следовательно они хранились непосредственно на территории СМЭУ – в кабинетах сотрудников, а по истечению времени переносились в архив. В общей сложности бумажный архив документов занимает большую площадь. Содержание такого архива несет за собой значительны затраты, а находить документы сложно. Руководители понимают, что дальше эти затраты будут только расти.
Но вести электронный архив недостаточно. Как в бюджетной организации, внутренние документы требовали согласования и подписания у ответственных и руководителей различных уровней. Документы могли затеряться или вовсе потерять свою актуальность из-за больших сроков согласования. Требовалось сделать весть процесс более прозрачным и сократить сроки на подписание документов.
Именно поэтому СМЭУ приняли решение автоматизировать документооборот внутри учреждения. Юрисконсульт организации, ответственный в СМЭУ за автоматизацию документооборота, обратился в томский филиал компании «Первый Бит» с этой задачей. И 6 декабря 2022 года Первый Бит и СМЭУ начали совместный проект по автоматизации внутреннего документооборота на базе решения 1С:Документооборот государственного учреждения.
Экспресс-автоматизация документооборота в госучреждении
Важной особенностью проекта были сроки внедрения. Необходимо было закончить и запустить промышленную эксплуатацию до конца года – за 3 недели. Это ограничение требовало скорректировать классический план внедрения. Действовать нужно было быстро, но при этом сохранить тоже качество работы, что и на других проектах внедрения 1С:Документооборот в Первом Бите. Например, в Газпром-метанол.
В первую очередь специалист по 1С:Документообороту собрал типы документов в СМЭУ, которые должны быть в системе: договор, приказ, служебная записка, положение, распоряжение, регламент, соглашение, входящие и исходящее письмо.
Для каждого документа совместно с ответственным за автоматизацию документооборота со стороны клиента, прописали маршруты, по которым должны двигаться эти документы. Прописали кто должен согласовывать, подписывать и просто ознакомиться с каждым типом документов.
Этап моделирования проводился на тестовой базе и был совмещен его с обучением. Специалист Первого Бита по 1С:Документооборот выполнил настройку системы: занесла необходимые виды документов, маршруты обработки документов, права доступа пользователей.
И все эти этапы показывали ключевому пользователю — ответственному за документооборот в СМЭУ. В процессе демонстрации ключевой пользователь вносил правки в настроенные процессы и обучался работе в 1С:ДГУ
К концу моделирования у СМЭУ появился выделенный сервер для 1С:ДГУ. После чего специалист Первого Бита перенес на клиентский сервер базу с 1С:ДГУ со всеми выполненными настройками.
Теперь уже настроенную и развернутую систему тестировали на рабочих задачах уже сотрудники СМЭУ. Ответственный за документооборот у клиента работал в программе сам и обучал остальных сотрудников. Во время тестирования появлялись вопросы, с которыми обращались в Первый Бит. Специалисты не просто отвечали на вопросы, а проводили обучение по каждому вопросу и показывали, как это делать в программе клиента.
27 декабря программа 1С:Документооборот государственного учреждения была полностью запущена. С января все сотрудники СМЭУ Томской области создавали, согласовывали и подписывали внутренние документы в 1С.
Мы выбрали Первый Бит по двум причинам. Первая – это их предыдущий опыт по внедрению 1С:Документооборот и первое место в рейтинге 1С. Вторая – это то, что они были достаточно гибкими, быстрыми и при этом несомненно профессиональными. Результатами мы очень довольны. Сейчас все сотрудники работают в 1С:Документооборот. Мы видим где сейчас тот или иной документ, какие по нему есть замечания и оцениваем увеличение скорости работы на 30%.
Юрисконсульт СМЭУ Томской области
